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Mejora tu productividad

Diez sencillos consejos para ser más productivo

Llega Septiembre y parece que un buen objetivo es mejorar la productividad. Con el comienzo de curso, siempre se multiplican los proyectos, las solicitudes de presupuestos y las reuniones.

Y los que tenemos hijos, a esas cargadas jornadas de trabajo hay que añadirle, el ocuparse de ellos hasta que comiencen la guardería o el cole.

En definitiva, que las veinticuatro horas del día, no llegan. Vamos aumentando el listado de tareas pendientes, eso siempre es un foco de estrés y para mediados de mes, estamos más estresados y cansados que antes de irnos de vacaciones.

A continuación, te explico una serie de trucos que a mí me han dado buenos resultados. Probablemente algunos no te gusten, o tengas otros que a ti te han funcionado mejor, si es así, siéntete totalmente libre de compartirlos con todos nosotros, dejando un comentario al pie de esta entrada.

 

• Focalizate. Tengo una tendencia natural, a hacer varias cosas a la vez lo cual conlleva el riesgo de dispersarse. Contestar emails mientras hablo por teléfono, revisar un informe a la vez que hago un Skype o durante una reunión una parte de mi cerebro esta en otra parte. A que te suena, verdad.

Hace un tiempo, me impuse el realizar las tareas de una en una, por eso al llegar a una reunión, guardo el móvil. Si asisto a una jornada o una charla, soy de esos pocos que veis que no están con el móvil en la mano todo el rato. Y si estoy hablando con un cliente o con un compañero, estoy prestándole el cien por cien de mi atención.

Aunque es cierto que podemos realizar tareas sencillas a la vez, esto me generaba una sensación de tener que ir siempre a mil que me acababa agotando. Si emprendo las tareas de una en una, puede que necesite media hora más de trabajo, pero mi cerebro está mucho más calmado y sereno, lo cual produce un trabajo de mejor calidad.

 

• Otra tendencia natural en mi era la procrastinación, y como desconocía lo que era, ni siquiera era consciente. Viernes por la tarde, ya estás deseando que acabe la semana, pero tienes pendiente el contestar unos cuantos emails y tienes que enviar un informe a un cliente, con las estadísticas de su campaña.

Y de repente, te parece una idea fantástica ponerte a ordenar tu mesa, en mi caso hasta he de decir que cuando la veía ordenada me producía una satisfacción considerable y me olvidaba totalmente de las tareas que tenía pendientes, que era lo realmente importante, no ordenar la mesa.

Para evitar esta manera de engañar a mi propio cerebro, el día anterior establezco un listado de tareas por orden de prioridad y hasta que las acabo no puedo realizar ningún otro tipo de actividad.

 

• Las redes sociales y el WhatsApp son otra continua fuente de distracción. Aunque en mi caso particular este problema no me afecta en exceso, puesto que cada día me atraen menos las redes sociales y desde hace unos meses solo las utilizo a nivel profesional (excepto Instagram, donde si subo cosas personales).

Pero durante mucho tiempo interrumpía una y otra vez mi concentración cada vez que entraba un WhatsApp (comencé silenciando los grupos, pero ahora tengo todo silenciado, de forma que solo veo si tengo WhatsApps en los descansos o en tiempos muertos, cuando espero a alguien por ejemplo).

De igual manera consultaba Facebook y Twitter cada poco rato, y si teníamos alguna campaña activa, entonces el número de visitas aumentaba hasta niveles obsesivos.

Desde que no consulto las redes sociales, mientras estoy desarrollando tareas complejas, he aumentado la calidad de mi trabajo y consigo sacar muchos más proyectos complejos adelante en una sola mañana.

 

• La semana laboral empieza el domingo por la tarde. Antes de acostarme el domingo, reviso mi agenda, para saber sobre todo que días tengo que viajar, para organizar con mi mujer tanto temas de comidas como los días que no puede contar conmigo para recoger a nuestra hija Daniela en la guardería.

También destaco las actividades principales de cada día, esas que tengo que realizar a primera hora de la mañana, antes de ni siquiera consultar los emails. Y dejo listo el listado de tareas a realizar el lunes. Esto lo hago cada día al acabar de trabajar, así mi cerebro desconecta con mucha mayor facilidad.

Un punto importante para mí, es hacer estos listados en una agenda de papel, el hecho de escribirlos en vez de anotarlos en la agenda digital, me ayuda a visualizarlos y a tener mi mente ordenada, lo cual disminuye mucho el nivel de estrés.

 

• No pierdas el tiempo en decir lo ocupado que estás. Hemos convertido el estar ocupado, el tener miles de emails pendientes de leer, o el no tener tiempo para nada, en un valor social.

“Si está tan ocupado, es que le va muy bien en su trabajo”.

Siempre me ha sorprendido, la gente que presume de tener miles de emails pendientes de leer, puesto que están reconociendo sin darse cuenta una incompetencia flagrante. Además, cada vez que hablas de lo estresado que estás, haces que tu cerebro reproduzca esta situación y aumente tu nivel de estrés.

 

• Duerme ocho horas, o si no necesitas tanto, por lo menos intenta llegar a las siete. Al igual que un deportista necesita horas de sueño para que sus músculos se recuperen, aquellas personas que realizamos trabajos que nos exigen mucho esfuerzo mental, necesitamos dormir para que nuestro cerebro se resetee y podamos iniciar al día siguiente la jornada laboral al ciento por ciento.

 

• Anotar todo en Evernote, así mi memoria está libre. Soy una persona con muy mala memoria, así que el hecho de anotar todo lo que puedo, me libera y me calma. No someto a tensión a una parte de mi cerebro que es bastante deficiente.

 

• Emails. Todos hemos tenido la sensación de que por mucho que te esfuerces, es imposible tener la bandeja de entrada limpia de emails pendientes de leer.

Lo que yo hago, es una tanda de lectura y respuesta rápida de emails después de una o dos tareas principales. Si no estoy en la oficina, como son emails que precisan una respuesta corta lo puedo hacer desde el móvil o la tablet.

Los emails que necesitan una respuesta más compleja, los dejo para última hora de la mañana. A partir de la una, mi capacidad mental empieza a disminuir, por lo que empiezo con tareas que no me exigen tanta concentración, como por ejemplo, contestar emails. Después de comer, si entró algún email nuevo o me quedó alguno pendiente de la maña continúo contestándolos.

A la tarde antes de irme de la oficina, vuelvo a contestar emails, ya sean de respuesta corta o compleja. Y ya en casa a última hora de la noche, hago una nueva batida de emails de los que solo tengo que leer o contestar muy brevemente (una vez hecho esto pongo el móvil a cargar y no lo vuelvo a coger, es una manera de no tener la tentación de no desconectar nunca).

Os aconsejo, que reviséis los boletines a los que estáis suscritos, realmente todos os aportan algo. Esto reducirá algo el volumen de emails que os entran.

 

• Una mañana al mes para hacer cosas personales. Si tienes una jornada cargada, siempre hay tareas personales pendiente de realizar, y que vas posponiendo semana tras semana.

Desde hace unos meses, me tomo una mañana libre al mes, para hacer todo este tipo de recados. El saber que ese día puedo dejar la lista de tareas pendientes a cero, me resulta muy reconfortante.

 

Aprende a decir que no. Cuesta mucho, el decir que no cuando te proponen algún nuevo proyecto, es más, puede que la persona que recibe la negativa, te considere un chulo a partir de ese momento. Pero sin lugar a dudas, el trabajar solo en proyectos que te aportan algo positivo, además de dinero, es la forma más radical de ser productivo. Cuando se trabaja motivado, el ser productivo es mucho más sencillo.